Vào lúc 10g30 sáng ngày Thứ Bảy, 11 tháng 6 năm 2016, Ban Tổ Chức (mở rộng) Đại Hội Kỷ Niệm 50 Năm Thành Lập Học Viện CSQG đã có buổi họp tại nhà Niên Trưởng Trần Quan An để thảo luận về các công tác chuẩn bị cho ngày Đại Hội với những nội dung như sau:

I/- Thành phần tham dự: ÔB. NT. Trần Quan An, ÔB. NT. Phan Trung Chánh, NT. Trần Quang Nam, NT. Ngô Bá Phước, Các đồng môn (Cựu SVSQ): Nguyễn Doãn Hưng (Trưởng BTC), Phan Tấn Ngưu (Phó BTC), Nguyễn Ngọc Tiến (Phó BTC), Nhữ Đình Toán (Thư Ký), Từ Tấn Bình (Thủ Quỹ), Chị Nguyễn Thanh Thủy + Cẩm Y (Ban Tiếp Tân), Chị Lệ Ngọc (Ban Văn Nghệ), Hà Văn Tiên + Phạm Văn Cư + Phan Thanh Thắng (Ban Nghi Lễ)

II/- Báo Cáo Tổng Kết: Mở đầu buổi họp, anh Nguyễn Doãn Hưng (Trưởng BTC) đã báo cáo tình hình tham dự Đại Hội tính đến nay như sau:

-Tổng số người đã ghi tên tham dự là 684 người, trong số đó còn 60 người chưa đóng tiền. BTC chỉ có thể gia hạn thêm 1 tuần lễ nữa cho những ai đã ghi tên mà chưa đóng tiền cho đến hết ngày 20/6/2016 là thời hạn chót (gia hạn lần 2). Sau ngày này, BTC sẽ không nhận thêm 1 người nào nữa, kể cả những người đã ghi tên mà không gởi tiền về BTC vì số người tham dự Đại Hội đã qúa đông, nếu kể cả các quan khách (Niên Trưởng + Thân Hữu) đã lên tới con số 750 người hoặc hơn.

– Về số tiền ủng hộ BTC do các NT, CH và Thân Hữu đóng góp (không kể tiền ghi danh tham dự Đại Hội) đến nay BTC đã thu được tổng cộng là $11,180

-Tổng số người ghi danh đi Bus Tour là 101 người (vừa đủ cho 2 xe buýt lớn) nên BTC không nhận ghi danh thêm cho Bus Tour. Nhờ anh Ngưu hợp đồng với công ty xe buýt (Xe Đò Hoàng?) thuê giùm 2 xe buýt lớn chuyên chở số người tham dự Bus Tour nói trên. Anh Toán đề nghị: Địa điểm tập trung ở bãi đậu xe phía sau sân vận động Garden Grove gần trường Bolsa Grande High School (có thể đậu xe ở đó chiều về lấy); tập trung ở đó lúc 8 giờ sáng, khởi hành lúc 8:30am. Ngoài ra, BTC cũng cần 1 hoặc 2 tình nguyện viên làm Trưởng Xa cho mỗi xe buýt (Anh Toán đã tình nguyện phụ trách 1 xe); người Trưởng Xa chỉ có nhiệm vụ kiểm soát, điểm đủ số người trên xe trước khi cho xe chạy)

III/- Những Công Tác cần làm ngay:

– Đã và Đang chuyển Thiệp Mời tới các NT, các cựu Giảng Sư và Quan Khách. Riêng đối với các cựu SVSQ, sẽ không gởi TM mà nhờ các Đại Diện Khóa thông báo đến các bạn như đã quyết định trong những buổi họp trước.

– Sẽ phân phối các Badge vào cửa cho các tham dự viên (nhờ các Đại Diện Khóa trao lại trong Ngày Tiền Đại Hội); riêng với các Khóa không có Đại Diện hoặc không tổ chức Ngày Tiền Đại Hội, BTC sẽ trao Badge tại bàn tiếp tân.

– Nhắc nhở việc đặt phòng khách sạn cho các bạn ở xa (anh Tiến và Đại Diện các Khóa)

– BTC sẽ thực hiện 2 banners (1 treo phía trước nhà hàng + 1 phía trước sân khấu bên trong nhà hàng). Ngoài ra, BTC cũng đã thực hiện xong 1 poster lớn có logo “50 năm HVCSQG” để làm nền cho các bạn chụp hình lưu niệm.

IV/- Quà Lưu Niệm: sẽ gồm có:

-Áo thun (loại thường) màu trắng có in logo “Kỷ Niệm 50 Năm HVCSQG” (Anh Hưng thông báo đã đặt làm gần xong)

-DVD ca nhạc của Thầy Trần An Bài gồm 10 ca khúc trong đó có bài “HVCSQG Hành Khúc”

– Đặc San ĐA NĂNG: Anh Toán báo cáo đã thực hiện xong phần layout và đã giao nhà in để in 1000 ấn bản xong trước ngày Đại Hội.

– DVD Đại Hội sẽ thực hiện sau khi Đại Hội bế mạc. Tuy nhiên vì cước phí gởi đi trên 700 DVD đến từng người sẽ rất tốn kém nên BTC quyết định sẽ chỉ upload DVD Đại Hội lên share drive để mọi người cùng xem và tự upload và save, nếu muốn. (Anh Hưng sẽ phụ trách công tác này).

V/- Linh Tinh:

– Về Lễ Tưởng Niệm và Đặt Vòng Hoa ở Tượng Đài Chiến Sĩ:

(1)  Anh Ngưu báo cáo đã xin được giấy phép, nhưng GP không được sử dụng âm thanh; tuy nhiên có thể sử dụng loại âm thanh cầm tay (portable) dùng battery, không sử dụng điện của Tượng Đài thì OK.

(2) Sĩ Quan Nghi Lễ, theo đề nghị của NT An, nên để các bạn cựu SVSQ tự điều khiển dưới sự cố vấn của NT Ngô Bá Phước. Do đó, mọi người đã đồng ý nhờ anh Thái Văn Hòa cùng Toán Hầu Kỳ của Bắc Cali đảm trách công tác này.

(3) Vòng Hoa Tưởng Niệm nhờ anh Ngưu thực hiện giùm; nếu có thể thực hiện được logo HVCSQG và màu cờ vàng ba sọc đỏ trên vòng hoa thì càng tốt.

(4) Đề nghị mọi người khi tham dự lễ tưởng niệm và đặt vòng hoa; xin có mặt tại Tượng Đài lúc 8:30 am ngày 17/7/2016 để chấn chỉnh đội hình trước khi hành lễ. Lễ tưởng niệm sẽ bắt đầu lúc 9:00am.

– Nam: Mặc Cảnh phục thường hoặc Đại Lễ, nếu có, đội mũ lưỡi trai (không đội mũ nồi). Nếu không có Cảnh phục, xin vui lòng mặc veston + ca vát.

– Nữ: Mặc Cảnh phục, nếu có; hoặc áo dài.

– Về Chương Trình Đại Hội: Tại nhà hàng Seafood Palace từ 5:00PM ngày 17/7/2016:

(1)  Nhắc nhở các bạn khi tham dự tiệc tại nhà hàng nếu có mặc Cảnh phục thì xin đừng đội mũ trong nhà hàng.

(2)  Không sử dụng Toán Quốc Cảnh Kỳ vì đã tổ chức ngoài Tượng Đài buổi sáng cùng ngày.

(3)  Nhờ anh Toán viết Script diễn tiến buổi lễ trong nhà hàng như đã làm với Hội CSQG Nam CA.

(4)  Về chỗ ngồi, để cho công bằng, sẽ chia chỗ ngồi trong nhà hàng thành nhiều section theo chiều dọc rồi bốc thăm phân chia cho các khóa.

(5)  Đặt mua cho mỗi bàn 1 chai rượu vang đỏ (red wine). Riêng bánh sinh nhật, nhà hàng hứa tặng BTC. Chị An sẽ liên lạc với nhà hàng để trang trí bánh theo ý BTC.

(6)  Sẽ liên lạc với nhà hàng đặt những phần ăn chay cho các tham dự viên có nhu cầu.

Little Saigon, ngày 11 tháng 6 năm 2016

TRƯỞNG BTC/ĐH/50 NĂM HVCSQG                    THƯ KÝ

               (Ký tên)                                         (Ký tên)

  NGUYỄN DOÃN HƯNG                      NHỮ ĐÌNH TOÁN